Системи управління документообігом. Електронний архів офісу

Організація роботи сучасного офісу припускає оперативне інформаційне обслуговування. Терміни підбора всіх документів за наданим керівництвом питанням не повинні перевищувати декількох годин. У той же час багато документів (доповідні, аналітичні записки, звіти і т. п.) містять інформацію про безлі ч питань, не відбитих у їхніх заголовках.

Тому оперативну і максимально повну добірку можна одержати тільки використовуючи комп'ютерний пошук інформації за текстами документів в електронній формі. Для цього в системі управління документообігом передбачена організація електронного архіву. Необхідність йти до сховища, шукати справи які були запрошені, заповнювати аркуш-заступник, виготовляти копії документів, а при поверненні справи до сховища – здійснювати поаркушний перегляд справ, розкладку їх на місце за топографічними показниками і т. п. – усі процедури автоматизуються.

Електронний архів підприємства - це комплекс програмного й апаратного забезпечення, призначений для вирішення наступних задач:

Організація збереження електронних документів

Необхідно забезпечувати збереження значної кількості електронних документів на різноманітних носіях. Носії електронних документів характеризуються двома основними параметрами: вартістю збереження одного мегабайта інформації і швидкістю доступу до інформації. Оптимальну відповідність носія інформації необхідно знаходити у залежності від характеру задачі яка розв`язується.

На вибір носія інформації впливає також термін збереження інформації. Іноді для ряду задач необхідно створювати систему збереження, що складається з різнотипних носіїв. Наприклад, для оперативного доступу потрібно застосування високошвидкісних твердих дисків, а для архівного збереження досить роботизованих бібліотек оптичних дисків. Для таких систем збереження необхідно вирішувати задачі не тільки спільної роботи даних носіїв інформації, але і забезпечувати міграцію документів між носіями. Ця міграція може здійснюватися або шляхом настроювання системи адміністратором (наприклад, після трьох з моменту створення документа він повинний автоматично переміститися на більш повільний і дешевий носій інформації), або автоматично, в залежності від частоти звертання користувачів до того чи іншого документа.

Організація обліку паперових і мікрографічних документів

Архівна система крім роботи з електронними документами повинна обслуговувати паперові і мікрографічні документи: зберігати електронну картку на документ даного типу і підтримувати контроль стандартних архівних операцій: видача документа, повернення документа і т. п.

Організація пошуку документів

Поряд з організацією збереження документів їх необхідно швидко й ефективно шукати. Існує два підходи до пошуку документів. Перший підхід полягає в тому, що в процесі пошуку шукається документ, що точно існує в системі, і завдання полягає в тім, щоб процес пошуку звівся до місця перебування необхідного документа.

Цей підхід найбільш розповсюджений.. Другий підхід полягає в тому, що шукаються всі документи по питанню, яке цікавить користувача. При цьому необхідно пам`ятати про таке поняття як "повнота", тобто відповідність між знайденими по запиту документами і дійсному списку документів, і шум - відповідність документів, що відповідають запиту і документів, нерелевантних йому.

Підтримка захисту документів від несанкціонованого доступу

Архівна система повинна мати захист на рівні документа. Кожен документ повинний мати асоційований з ним список користувачів, які мають право робити з ним визначені операції. Як правило, визначаються наступні види доступу (набір повноважень залежить від конкретної системи управління документообігом):

• повний контроль над документом;
• право редагувати, але не знищувати документ;
• право створювати нові версії документа, але не редагувати його;
• право анотувати документ, але не редагувати і не створювати нові версії;
• право читати документ, але не редагувати;
• право доступу до картки, але не до вмісту документа;
• повна відсутність прав доступу до документа.

Підтримка перегляду документів без завантаження додатків, що породжують документ

Архівна система повинна підтримувати спеціальні програми перегляду, що дозволяють одержати доступ до документів різноманітних форматів без завантаження ресурсномістких додатків.

Підтримка анотування документа

Іноді для забезпечення колективної роботи з документом необхідно дозволяти наносити коментарі на документ, не змінюючи його основного змісту. Коментарі (знаки, кольорові позначки) зберігаються в шафах, що можуть бути прив'язані до імені автора який створив ці коментарі.

Підтримка колективної роботи з документом

Вона виражається в підтримці цілісності документів. Для цього повинні бути реалізовані бібліотечні функції виписки і своєчасного повернення документів. Це запобігає одночасне редагування одного документа декількома користувачами, усуваючи тим самим можливі конфлікти.

Для того щоб дозволити в рамках одного документа працювати одночасно декільком користувачам, уводиться поняття версії і подверсії документа - один документ може містити кілька версій, а кожна версія - трохи подверсій. Крім того, у рамках одного документа й однієї версії (подверсії) документа може існувати кілька представлень документів (у різних форматах).

Підтримка складених документів

Кожен документ може являти собою сукупність інших документів. Такий документ зветься складеного чи контейнера, а в діловодстві такий документ зветься "справа", по своїх характеристиках він аналогічний простому документу. Документи можуть бути об'єднані в складений документ за допомогою декількох типів зв'язків.

Ці зв'язки визначають, які версії поєднуються в контейнер, наприклад, остання по даті, остання відредагована, старша версія і т. п. Ці зв'язки визначають, як буде здійснюватися зборка документа в складений документ. Для складених документів повинне існувати додаток, що буде здійснювати остаточну зборку такого документа.

Підтримка поширення опублікованих документів.

Як тільки документ публікується, його необхідно поширювати. Це відбувається двома основними шляхами:

• через систему електронної пошти, шляхом розсилання;
• через Internet, шляхом публікації на Web-сервері.

Персональне введення паперових документів

Введення незначної кількості паперових документів здійснюється за допомогою планшетних чи персональних сканерів. Після операції сканування документ вручну індексується шляхом заповнення картки документа.

Масове введення паперових документів

У цьому випадку обробляється велика кількість однотипних документів (система введення і збереження платіжних доручень у банку, система обробки анкет опитування населення).

При реалізації технології масового введення документів можна розглядати два основних класи задач: задача витягу даних з паперових документів без збереження зображення документа та задача витягу даних з паперових документів зі збереженням зображення документа.

Маршрутизація і контроль виконання документів які зберігаються в архіві

а) Вільна маршрутизація, коли документ послідовно проходить одного виконавця за іншим, передача документа від одного користувача до іншого може відбуватися після закінчення контрольного часу, або після завершення роботи одним з них та рівнобіжна маршрутизація (документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі завершать роботу з документом). Система електронної пошти здійснює рівнобіжне поширення документів.. За допомогою додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

б) Вільна маршрутизація документів з контролем виконання.

Під контролем виконання розуміємо наступну функціональність:

• Контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця).
• Контроль прочитання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники для який це завдання було призначено.
• Контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане.
• Моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить з його завданням.
• Повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане їм завдання прострочене конкретним співробітником.
• Історія виконання завдань.
• Контроль якості виконання - означає, що, якщо користувач говорить про те, що завдання виконане, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинний перевірити якість виконання, чи підтвердити ні виконання.

в) Маршрутизація документів по заздалегідь визначених маршрутах з контролем виконання (тверда маршрутизація).

Система маршрутизації повинна бути інтегрована з архівною системою.

Розглянуті можливості і функції забезпечують побудову будь-якої приватної системи документообігу на будь-якім підприємстві в будь-якій області діяльності.