Стаття «Інформаційне забезпечення - важливий елемент управління сучасним офісом»

Досягнення науки і техніки, швидкий розвиток науково-технічного прогресу, який впливає на всю сферу людської діяльності, вимагають подальшого вдосконалення управління, стиля і методів роботи, підвищення якості й ефективності управлінської праці.

Стиль керівництва є однією з найважливіших с торін успішного управління: від того, як працює керівник та його секретар, залежить ефективність роботи всієї структури. Поняття "стиль керівництва" включає здатність організувати здатність організувати працю підлеглих, комунікабельність, здатність прислухатися до нових ідей, ставлення керівника до ризику і помилок, розуміння думок інших людей. Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління визначається вмінням секретаря зі знанням справи виконувати свої обов’язки, звільнити керівника від нераціонального використання часу.

Секретар є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повне знання про місцезнаходження всіх працівників свого підрозділу, правильне оформлення переписки, підготовку й організацію телефонних розмов. Усе це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівника посадовим особам закріпленого підрозділу.

Автоматизація управлінської праці вимагає від секретаря постійно підвищувати свою ділову кваліфікацію, поглиблювати знання технології комп’ютерного діловодства.

Поширення сучасних пристроїв роботи з документацією та засобів автоматизованої обробки тексту і графічної інформації, пристрої її збереження і пошуку, сучасних засобів зв’язку і мереж дозволяє деяким спеціалістам ставити питання про створення електронного офісу майбутнього.

За сучасного рівня розвитку техніки вже не мають суттєвого значення організаційні і психологічні аспекти праці службовців, а техніка здатна розв’язати всі проблеми, забезпечити високоефективну працю керівника і секретаря. Але ефективно за допомогою сучасної техніки розв’язуються тільки питання автоматизації інформаційних процесів, тобто ті, які найбільш піддаються формальному розв’язанню. Значно складніше формалізувати процеси і зв’язки у сфері прийняття управлінських рішень, хоча і тут є спроби використання досягнення сучасної техніки. Важливим компонентом є комп’ютерна грамотність і обізнаність виконавця.

Телекомунікаційні компанії і великі промислові підприємства були першопрохідцями в галузі керування бізнесом. Першим результатом стала поява систем автоматизованого обліку та ведення документації.

Сьогодні неможливо уявити робоче місце секретаря або бухгалтера, завідувача складом або працівника абонентської служби без персонального комп’ютера. За деякими оцінками, проникнення настільних комп’ютерів приватне життя, тобто комп’ютеризація населення України, досягла 75%, а оснащення промислових і ділових процесів – майже 100%.

Доступні і потужні ПК зіграли не останню роль у розповсюджені інформаційних технологій і полегшили завдання автоматизації. Нові технології дозволили організувати локальні на глобальні мережі, які складаються із сотень і тисяч комп’ютерів. Подібна організація ІТ-інфраструктури забезпечує ефект так званої синергентичної моделі ведення бізнесу.

За даними статистики, до 40% робочого часу працівника компанії витрачають на пошук необхідної інформації, підготовку звітів вручну, вибірку даних. Якщо на робочому місці встановлено програми для обробки текстової документації, це значно полегшує введення даних, а єдина база даних і відповідних технологій обміну між додатками дозволяють запобігти повторного введення і дублювання.

Функціонування будь-якої системи управління пов’язано з циркуляцією в ній інформації. Будь-який процес управління – перш за все, інформаційний процес, який передбачає виконання функцій збирання, передавання, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень.

Таким чином, забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, зручній для використання, є основним призначенням інформаційного забезпечення.